Tehtävälistalla tehoa työskentelyyn

Kuva: karindalziel (Flickr)

Yksinkertainen tehtävälista voi toisinaan olla tehokas tapa edistää omaa työskentelyä ja tehtävien hallintaa.

Tehtävälistan laatimisessa on monia hyviä puolia. Ensinnäkin se pakottaa hahmottamaan työskentelyä konkreettisiksi tehtäviksi. “Kirjoita gradu” ei ole kovin hyvä tehtävä listalle lisättäväksi. “Kirjoita alaluku 1.2 (= yksi sivu)” tai “Lue Laineen artikkeli” ovat sen sijaan paljon parempia.

Toinen hyödyllinen puoli tehtävälistassa liittyy tietysti siihen, että tehtyjen tehtävien yliviivaaminen listalta on yksinkertaisesti erittäin tyydyttävää! Pelkkä listan olemassaolo voi siis motivoida työskentelyyn. Samalla omaa edistymistä voi tarkastella ihan omin silmin.

Tehtävälistalle voi hahmotella graduntekoon liittyviä tehtäviä, mutta graduntekoa voi tukea sekin, että kirjaa ylös muuhun elämään liittyvät tehtävät. Kun kirjaa ostoslistalle tulevat asiat heti ylös, voi ne sitten unohtaa ja palata gradun pariin.

Erityisen tehokasta voi olla se, että tekee tehtävälistastaan julkisen. Esimerkiksi Gradutakuun keskustelualueella lyyra ja Tiina-Liisa ovat viime päivinä vertailleet tehtävälistojaan ja saaneet myös aika paljon aikaiseksi.

Tehtävälista ei tietenkään vaadi hienoa teknologiaa toimiakseen. Tehtävälistan voi raapustaa vihkoon, suttupaperille tai vaikkapa omaan tekstitiedostoon tietokoneelle. Hyvä tietokonesovellus voi kuitenkin auttaa. Mainio ohjelma tähän tarkoitukseen on esimerkiksi Ta-da List.

Ta-da List on erittäin yksinkertainen, toimiva ja ilmainen ohjelma tehtävälistojen hallintaan. Se ei tietenkään ole paperin tavoin kannettava, mutta toisaalta sen avulla voi tehtävät helposti jakaa eri listoille. Tehtäviä voi myös vaivattomasti muokata ja järjestää uudelleen.

Kokeilepa, olisiko yksinkertaisesta tehtävälistasta apua sinun gradussasi. Testaa Ta-da ja tule keskustelualueelle sitoutumaan tehtäviisi!

11 thoughts on “Tehtävälistalla tehoa työskentelyyn

  1. Nykyään trendikkäät kanban ja kaizen liittynevät tuohon tehtävälistan ajatukseen myös. Tässä tapauksessa ajatus viedään tosin askel pidemmälle ja pyritään hahmottamaan koko prosessia hieman laajemmin.

    Lisää ajatuksesta löytyy esim. osoitteesta http://leanjourneytruenorth.blogspot.com/2010/08/personal-kanban-kaizen.html . Kuten sivulta näkyy, voi tuossa käyttää apuna vaikka postit-lappuja. Myös erinäisiä sovelluksia on saatavilla.

  2. “Teoriaosuuteen” tehtävälista on enemmän kuin hyvä, mutta mitenkäs sitten kun on tekemässä analyysiä (luovaa toimintaa)… Olisiko jollakin hyvä neuvo analyysivaiheen tehtävälistaa varten?

  3. Tiina-Liisa: OK. No nythän sun oli tavallaan vähän niin kuin pakko tehdä se lista, vai mitä? 🙂

    Juho: Kiitos erittäin kiinnostavasta linkistä! Nuo kanban ja kaizen ovat minulle vieraita, mutta pikaisen vilkaisun perusteella pitää ilman muuta tutustua.

    Mäkin olen tuota tehtävien priorisointi- ja yksinkertaistusteemaa pohtinut, esimerkiksi täällä. Tuon artikkelin ajatukset ovat Zen to Done -kirjan inspiroimia.

    En nyt ihan heti hahmota, mikä tuossa kanbanissa on se keskeinen juju. Osaisitko selittää ytimekkäästi sen perusidean?

    Ishtella: Itse asiassa erittäin hyvä havainto! Mitäs mieltä muut ovat: miten tehtävälista toimii aineiston analyysissä, jossa prosessia voi olla vaikeampi suunnitella etukäteen?

    Mulle tulee tietysti ensimmäisenä mieleen kaiken parantava yleislääke eli pomodoro…

  4. Kniberg ja Skarin [1] tiivistävät Kanbanin kolmeen sääntöön: 1. Hahmota vuo 2. Rajoita työn määrää 3. Mittaa läpäisyaikaa

    Näistä tuo 1. kohta voidaan toteuttaa varsin vapaasti. Esim. tuon graduprosessin voisi mallintaa kolmeen kohtaan:
    1. Tekemättömät tehtävät
    2. Tekeillä olevat tehtävät
    3. Tehdyt tehtävät

    Edelleen tuon 2. kohdan nojalla vuota voidaan rajoittaa esim. siten, että tekeillä saa olla maksimissaan vain kaksi tehtävää.

    Tuo 3. kohta lähinnä tarkentaa noita kahta edellistä ja tuo järjestelmään mitattavuutta. Tällä tavoin mahdollisten muutosten vaikutusta voidaan arvioida. Tämä liittyy kaizenin, jatkuvan parantamisen, käsitteeseen.

    Mitä noista kolmesta säännöstä käytännössä seuraa? Nähdäkseni tuo kohta 2. on se oleellinen juju. Se käytännössä pakottaa tekemään tiettyjä tehtäviä ennen kuin muihin tehtäviin voidaan edetä. Tämä korostuu erityisesti monimutkaisemmissa vuoissa ja tiimiympäristössä.

    Tällä hetkellä tuo autoteollisuudesta alkunsa saanut kanban tekee tuloaan ohjelmistotuotantopuolelle. Saa nähdä tuleeko sen käyttö yleistymään. Ainakin jonkinmoisen hypen se on saanut jo aikaan. 🙂

    Tuon mainitun kirjan lisäksi kannattaa ehkä vilkaista seuraava esitelmä vaikka softapuolelle meneekin: http://www.poppendieck.com/pdfs/ManagementIssuesSDWest2006.pdf . Myös aiheeseen liittyvä paperi voi avata asiaa http://www.poppendieck.com/papers/LeanThinking.pdf .

    Yhteenvetona vielä mainittakoon, että kanban on äärimmäisen yksinkertaistettu ja näennäisen tehokas tapa hahmottaa tuotantoa. Olennaisesti se kääntää arvon käsitteen päälaelleen ja pyrkii optimoimaan sitä sen kasvattamisen sijasta (perinteinen näkemys).

    [1] http://www.infoq.com/minibooks/kanban-scrum-minibook

  5. Kiitos selvennyksestä, Juho! Vaikuttaa erittäin kiinnostavalta! Mä olen joitain projektinhallinan systeemejä lueskellut, esim. Theory of Constraintsista yhden kirjan. Siinäkin on jotain yhtäläisyyksiä kanbaniin. Mutta ne on yleensä aika monimutkaisia, ja minua kiinnostaa lähinnä sovellukset kirjoittamiseen ja henkilökohtaiseen työskentelyyn.

    Mulle tossa kanbanissa pistää ensimmäisenä silmään visuaalinen tapa hahmottaa noita kolmea tehtäväluokkaa. Ja sit toinen asia, joka kiinnitti huomion, oli tuo ajatus tehtävien rajoittamisesta: listalle otetaan vain tehtäviä, jotka ovat tärkeitä. Tuo ajatus vetoaa minuun!

  6. Laitoin tuon kalenterin + tehtävälistan tietokoneeni taustakuvaksi. Näytönsäästäjänä minulla oli aikaisemmin “Tee graduasi!”, mutta näytönsäästäjä on liian helppo tärräyttää pois näkyvistä. Taustakuvasta eroaminen on huomattavasti hankalampaa.

  7. “The secret of getting ahead is getting started. The secret of getting started is breaking your complex overwhelming tasks into small manageable tasks, and then starting on the first one.” – Mark Twain

    Itse olen tosiaan tehnyt tehtävälistoja asiasta kuin asiasta aina peruskouluajoista asti. (En tosin aina noudata listojani, mutta jo pelkkä asioiden paperille laittaminen auttaa.)

    Tuo Ta-Da List olikin uusi tuttavuus. Hieman simppelimpi työkalu, jota pääsee käyttämään välittömästi ja rekisteröitymättä on Now Do This:
    http://nowdothis.com/

  8. Ahaa, olen tietämättäni käyttänyt kanbania. En minä sitten niin tyhmä olekaan. 😀 Tehtävälistan kirjoittaminen keskustelupalstalle on auttanut minua huomattavasti kirjoittamaan graduani. Toisille graduntekijöille ei voi valehdella. Olemme kaikki samassa tilanteessa.

  9. Aivan, Wilhelmiina! Listan julkisuus auttaa ottamaan sen vähän vakavammin. Itsensä huijaaminen on hieman vaikeampaa.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *